Tietosuojaseloste

Henkilöstö- ja asiakasrekisterin tietosuojaseloste
Päivitetty 4.6.2018

Tässä tietosuojaselosteessa kuvaamme, miten Henkilöstöratkaisu Extraajat Oy ja sen kanssa samaan konserniin kuuluvat yritykset (”Extraajat”) käsittelevät työnhakijoiden, työntekijöiden sekä asiakasyritystensä edustajien henkilötietoja. Näihin ryhmiin kuuluvista henkilöistä käytämme tässä tietosuojaselosteessa myös nimitystä ”rekisteröity”.

Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Henkilöstöratkaisu Extraajat Oy
Huopalahdentie 24
00350 HELSINKI
Puh. 010 2797 899
y-tunnus: 2490480-5

Extraajien tietosuojavastaava on toimitusjohtaja Jussi Siiriäinen, puh. 010 2797 899, jussi@extraajat.fi. Rekisteröity voi ottaa yhteyttä Extraajien tietosuojavastaavaan kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja rekisteröidyn oikeuksien toteuttamiseen liittyvissä asioissa.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyperuste

Extraajat käsittelee ainoastaan rekrytointiprosessin taikka työ- tai asiakassuhteen kannalta tarpeellisia tietoja. 

Työnhakijoiden henkilötietoja Extraajat käsittelee rekrytoinnin toteuttamiseksi. Rekrytointiprosessin tarkoituksena on valita työnhakijoiden joukosta Extraajien ja sen asiakasyritysten tarpeisiin sopivat henkilöt. Työntekijöiden henkilötietoja Extraajat käsittelee työnantajavelvoitteidensa täyttämiseksi, työntekijöiden ja asiakasyritysten yhteen saattamiseksi sekä muutoinkin työsuhteen kannalta tarpeellisiin toimiin. Asiakasyritysten edustajien henkilötietoja Extraajat käsittelee sovittujen palveluiden tuottamiseksi asiakasyrityksille, asiakasyritysten ja työntekijöiden yhteen saattamiseksi, palveluidensa markkinointiin sekä muihin asiakassuhteen kannalta tarpeellisiin toimenpiteisiin. Henkilötietoja voidaan käsitellä myös tarvittaessa ulkoiseen raportointiin (kuten viranomaisraportointi), sisäiseen tilastointiin sekä Extraajien talouden ja muun liiketoiminnan suunnitteluun, kehittämiseen ja seurantaan liittyvissä tehtävissä.

Käsittelyperusteena on (i) Extraajien oikeutettujen etujen toteuttaminen (esim. rekrytointia ei ole mahdollista toteuttaa käsittelemättä henkilötietoja), (ii) rekisteröidyn ja Extraajien välinen työ- tai muu sopimussuhde, (iii) Extraajien lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen ja työoikeudellisten oikeuksien varmistaminen (esim. liittyen palkanmaksuun, laskutuksen, kirjanpitoon tai sairauspoissaoloihin) sekä (iv) rekisteröidyn antamat suostumukset (esim. liittyen markkinointiin, rekisteröidyn esittelyyn asiakasyrityksen edustajalle tai rekisteröidyn henkilö- tai soveltuvuusarviointeihin).

Käsiteltävät henkilötiedot

Työnhakijan osalta rekisterissä voidaan käsitellä seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja:

  • Perustiedot, kuten nimi, yhteystiedot (osoite, sähköpostiosoite, puhelin), sukupuoli, valokuva, syntymäaika ja kansalaisuus sekä henkilötunnus.
  • Koulutustiedot, kuten tiedot oppilaitoksesta, oppiaineesta, valmistumisvuodesta, opintojen valmiusasteesta sekä rekisteröidyn oma-aloitteisesti antamat vapaamuotoiset lisätietokuvaukset näihin liittyen.
  • Työkokemustiedot, kuten aiemmat työnantajat ja työtehtävät sekä rekisteröidyn oma-aloitteisesti antamat vapaamuotoiset lisätietokuvaukset näihin liittyen.
  • Osaamistiedot, kuten kielitaito, työtehtävät, kauppaketjukohtainen osaaminen, muut taidot, kassaosaaminen ja suoritetut passit/testit.
  • Hakutoiveet, kuten rekisteröidyn toivoma työaika viikossa, toivottu työskentelyalue, sekä tiedot rekisteröidylle sopivasta aloitusajankohdasta, palkkatoiveesta, ajokortista ja siitä mistä rekisteröity sai tiedon työpaikasta.
  • Rekisteröidyn oma-aloitteisesti antamat vapaamuotoiset kuvaukset itsestään, harrastuksistaan, mahdollisista työhön ja työntekoon liittyvistä rajoitteista sekä suosittelijoista yhteystietoineen.
  • Rekisteröidyn oma-aloitteisesti liittämät muut asiakirjat, kuten CV tai työhakemus, tai linkit rekisteröidyn LinkedIn-profiiliin tai blogiin.

Työntekijän osalta rekisterissä voidaan käsitellä yllä mainittujen tietojen lisäksi myös seuraaviin tietoryhmiin kuuluvia tietoja:

  • Työsopimukseen sisältyvät tiedot ja muut työsuhdetiedot (kuten työsuhteen alkamis- ja päättymispäivä, mahdollinen koeaika ja työsopimuksen voimassaoloaika, sovellettava työehtosopimus ja vaativuusluokat, poissaolotiedot ja eläkejärjestelyt).
  • Tiedot soveltuvuusarvioinneista, terveystarkastuksista, turvallisuusselvityksistä ja muista mahdollisesti suoritetuista tarkastuksista.
  • Palkanmaksuun ja palkkaerittelyihin liittyvät tiedot.
  • Sairauspoissaolotodistukset ja muut vastaavat työterveyteen liittyvät tiedot.
  • Työajanseurantaan liittyvät tiedot.
  • Työssä kehittymiseen, työssä suoriutumiseen ja niiden seurantaan liittyvät tiedot.
  • Viranomaismääräyksiin liittyvät tiedot (kuten tieto ulosmittauksesta tai turvakiellosta).
  • Lakisääteiseen ja vapaaehtoiseen vakuuttamiseen tarvittavat tiedot.
  • Yhteistoimintamenettelyihin liittyvät tiedot.
  • Perhe- ja opintovapaisiin liittyen tarvittavat tiedot.
  • Tiedot puheeksiottokeskusteluista, kirjallisista huomautuksista ja varoituksista.
  • Tiedot työturvallisuuteen liittyvistä poikkeamista (kuten työtapaturmat ja elintarviketurvallisuus).
  • Tiedot rekisteröidyn tekemistä työvuoroista eri asiakasyrityksille.
  • Mahdolliset muut työsuhteeseen liittyvät tarpeelliset tiedot (kuten työsuhdetta koskeva viestihistoria (esim. työvuorojen osalta), verkkokoulutusten tulokset ja työntekijää koskevat palautteet).

Asiakasyrityksen osalta rekisterissä voidaan käsitellä mm. seuraaviin ryhmiin sisältyviä tietoja:

  • Perustiedot, kuten asiakkaan ja sen yhteyshenkilön nimi ja yhteystiedot (osoite, sähköpostiosoite, puhelin- ja faksinumerot).
  • Asiakassuhteeseen liittyvät tiedot, kuten tilaustiedot, laskutustiedot, tiedot tapaamisista, mahdolliset suoramarkkinointiluvat ja -kiellot sekä osapuolten välinen muu yhteydenpito ja puheluiden sekä tapaamisten mahdolliset tallenteet.
  • Tiedot siitä, keitä työnhakijoita tai -tekijöitä asiakasyritykselle on esitelty.

Lisäksi kaikkien rekisteröityjen osalta rekisteriin saattaa sisältyä IP-osoite- ja muita teknisiä tietoja (kuten lokitietoja, paikkatietoja ja evästeitä). 

Tietolähteet

Extraajat kerää tiedot rekisteröidyltä pääsääntöisesti itse, esimerkiksi työhakemuksen jättämisen taikka asiakas- tai työsuhteen käynnistymisen yhteydessä tai sen aikana. Työnhakijan edelliseen tai nykyiseen työsuhteeseen liittyviä tietoja kerätään työnhakijan suostumuksella myös tämän työnantajilta. Työnhakijan suostumuksella tietoja voidaan kerätä myös työnhakijaa arvioivilta tahoilta, kuten rekisterinpitäjän arviointitehtäviä suorittavilta työntekijöiltä sekä rekisterinpitäjän asiakkaina toimivilta työnantajayhteisöiltä. Henkilötietojen päivityksiä, kuten nimi- ja osoitetietojen päivityksiä, saadaan myös päivityspalveluita tarjoavilta yrityksiltä ja viranomaisilta.

Evästeet ja muut tekniset tiedot

Rekisteröidyiltä kerätään teknisiä tietoja Extraajien verkkosivuja sekä Extranet-järjestelmää käytettäessä näiden kehittämistarkoituksessa, rekisteröityjen käyttökokemuksen parantamiseksi sekä Extraajien oikeuksien ja velvollisuuksien hoitamiseksi. Tällaisia tietoja ovat ainakin IP-osoite, lokitiedot, paikkatiedot ja evästeet. Kävijäanalytiikassa Extraajat noudattaa yleisimmissä selaimissa olevaa nk. seurantasuojaus- tai Do Not Track -asetusta. Extraajien käyttämä analytiikkaohjelma tukee näitä suojausasetuksia.

Jos rekisteröity ei halua evästeitä kerättävän, evästeiden käytön voi itse kieltää selaimen asetuksista. Tällöin Extraajien verkkosivujen tai Extranet-järjestelmän jotkin osat eivät välttämättä toimi ollenkaan tai osittain.

Henkilötietojen vastaanottajat ja siirrot EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Rekisteriin tallennettuja työntekijöitä koskevia henkilötietoja luovutetaan rekisterinpitäjän asiakkaina oleville työnantajayhteisöille työntekijöiden ja työnantajien yhteen saattamiseksi.

Lisäksi rekisteriin tallennettuja henkilötietoja luovutetaan voimassa olevan lainsäädännön sallimalla ja velvoittamalla tavalla verottajalle ja muille viranomaisille, eläkevakuutusyhtiöille ja tapaturmavakuutusyhtiölle, sekä rekisterinpitäjän lukuun toimiville palveluyrityksille, jotka toimivat rekisterinpitäjän lukuun rekisterinpitäjän talous- ja palkkahallintoon, tietojenkäsittelyyn tai muihin niihin verrattaviin tehtäviin liittyen.

Henkilöstöratkaisu Extraajat Oy ei luovuta rekisteriin tallennettuja henkilötietoja muille kuin edellä mainituille tahoille, ellei tietojen luovuttamiseen muille tahoille ole erikseen pyydetty rekisteröidyn suostumusta.

Tietojen käsittelyn teknisen toteuttamiseksi osa tiedoista saattaa fyysisesti sijaita EU/ETA-alueen sisällä Extraajien palveluntarjoajien palvelimilla, joissa niitä käsitellään teknisen käyttöyhteyden avulla henkilötietolainsäädännön velvoitteet huomioiden.

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Henkilötietojen säilytysaika

Extraajat käsittelee rekisteröityjen henkilötietoja aina vähintään rekrytointiprosessin taikka työ- tai asiakassuhteen ajan. Tämän jälkeen tietoja säilytetään pääsääntöisesti 2-10 vuotta tai lainsäädännössä nimenomaisesti edellytetty pidempi aika, riippuen henkilötietojen laadusta ja tyypistä. Extraajat pyrkii varmistamaan kaikin kohtuudella käytettävissä olevin keinoin, että olennaisesti epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä.

Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Extraajat huolehtii henkilötietojen suojaamisesta ja tietoturvallisuudesta asianmukaisilla hallinnollisilla ja teknisillä suojaustoimilla. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja. Tietokannat sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain ennalta määritellyt henkilöt, joille on annettu kullekin erikseen määritelty käyttöoikeus. Tällaiset henkilöt ovat myös työsopimuksen tai lain vuoksi velvollisia pitämään Extraajien käsittelemät henkilötiedot salassa.

Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Rekisteröidyllä on oikeus esittää henkilötietojen käsittelyä koskeva kieltovaatimus Extraajien tietosuojavastaavalle edellyttäen, että tähän on olemassa rekisteröidyn henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyvä peruste ja että Extraajien harjoittaman tietojen käsittelyn käsittelyperusteena on Extraajien oikeutettujen etujen toteuttaminen. Rekisteröidyn on pyynnön esittämisen yhteydessä yksilöitävä se henkilökohtainen erityiseen tilanteeseensa liittyvä peruste, jonka nojalla hän vastustaa henkilötietojensa käsittelyä. Extraajat voi pyytää rekisteröityä varmentamaan henkilöllisyytensä tai tarkentamaan vaatimustaan ennen pyynnön toteuttamista.

Kielto-oikeus ei ole ehdoton kaikkien henkilötietojen osalta, eikä Extraajilla ole yllä mainitut käsittelyperusteet huomioiden velvollisuutta olla käsittelemättä työ- tai asiakassuhteen kannalta välttämättömiä tietoja. Jos rekisteröity vaatii henkilötietojen käsittelyn lopettamista, Extraajat ilmoittaa tarkemmin, mitä henkilötietoja se kuitenkin katsoo olevansa oikeutettu käsittelemään, esimerkiksi lainsäädännön vuoksi.

Rekisteröidyn muut oikeudet

Rekisteröidyllä on soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti koska tahansa oikeus:

  • saada pääsy henkilötietoihinsa (tarkastusoikeus);
  • vaatia epätarkkojen ja virheellisten henkilötietojensa oikaisemista tai henkilötietojensa täydentämistä;
  • vaatia henkilötietojensa poistamista;
  • saada Extraajille toimittamansa henkilötiedot sähköisessä muodossa ja oikeus siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että kyseisten henkilötietojen käsittely perustuu Extraajien ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen tai rekisteröidyn suostumukseen ja että Extraajat käsittelee henkilötietoja sähköisesti; ja
  • vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista (esimerkiksi siksi ajaksi, kun rekisteröity odottaa vastausta henkilötietojensa oikaisemista koskevaan pyyntöön).

Rekisteröidyn on tehtävä oikeuksiensa toteuttamista koskeva pyyntö Extraajien tietosuojavastaavalle. Extraajat voi pyytää rekisteröityä varmentamaan henkilöllisyytensä tai tarkentamaan vaatimustaan ennen pyynnön toteuttamista. Extraajat voi myös kieltäytyä rekisteröidyn pyynnön toteuttamisesta laissa säädetyllä perusteella (esimerkiksi työnantajavelvoitteidensa täyttämiseen vedoten), jolloin Extraajat ilmoittaa mahdollisen kieltäytymisen perusteen rekisteröidylle.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että Extraajat ei ole käsitellyt henkilötietoja tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Rekisteröity voi tehdä valituksen sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn vakituinen asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee tai jossa väitetty tietosuojalainsäädännön rikkominen on tapahtunut.