Rekisteriseloste

Henkilötietolain (523/1999) 10 §:n mukainen rekisteriseloste

Rekisterinpitäjä

Henkilöstöratkaisu Extraajat Oy
Huopalahdentie 24
00350 HELSINKI
Puh. 010 2797 899
y-tunnus: 2490480-5

Rekisteriasioita hoitava henkilö

Jussi Siiriäinen
puh. 010 2797 899
jussi@extraajat.fi

Rekisterin nimi

Extranet

Rekisterin käyttötarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Henkilöstöratkaisu Extraajat Oy:n ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden asiakkaiden eli työnhakijoiden ja työnantajien yhteen saattaminen sekä siihen toimintaan kulloinkin liittyvien palveluiden tuottaminen ja kehittäminen, asiakassuhteiden hoitaminen ja markkinointi

Rekisterin sisältämät tiedot

Rekisterissä voidaan käsitellä mm. seuraaviin ryhmiin sisältyviä rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja:
työnhakijan perustiedot, kuten nimi, yhteystiedot (osoite, sähköpostiosoite, puhelin- ja faksinumerot), sukupuoli, syntymäaika. Työnhakijaan liittyvät erityiset tiedot, jotka ovat tarpeen työhön soveltuvuuden arvioimiseksi, kuten koulutus, ammatti, erityisosaaminen, ajokorttitiedot, auton käyttömahdollisuus työtehtävissä sekä lainsäädännön salliessa ja velvoittaessa luottotiedot, turvallisuusselvitys sekä rikostaustaotteen esittäminen ja siihen liittyvät tunnistetiedot. Työnhakijan henkilö- ja soveltuvuusarviotesteihin sekä huumetesteihin liittyvä tiedot.

Työnhakijan edellisiin tai nykyiseen työsuhteeseen liittyvät tiedot, kuten työnantajat, työsuhteen alkamisajat ja kestot sekä työtehtävien laatu työnantajan antamat suositukset.

Työnhakijan työnhakua koskevat tiedot, kuten toiveet haetusta työpaikasta, palkkatoive, haettu työntekemispaikka, mahdolliset työn aloittamiseen ja lopettamiseen liittyvät tiedot.

Rekisterinpitäjän asiakkaana olevan työnantajayhteisön perustiedot, kuten nimi ja yhteystiedot (osoite, sähköpostiosoite, puhelin- ja faksinumerot) sekä yhteyshenkilön nimi ja yhteystiedot, rekisterinpitäjän ja rekisteröityjen väliseen asiakassuhteeseen liittyvät tiedot, kuten tilaustiedot, tiedot tapaamisista, mahdolliset suoramarkkinointiluvat ja -kiellot sekä osapuolten välinen muu yhteydenpito ja puheluiden sekä tapaamisten mahdolliset tallenteet.

Palveluun liittyvät tiedot, kuten tieto siitä, mille rekisterinpitäjän asiakkaana olevalle työnantajayhteisölle työnhakijan esittely on lähetetty.

Säännönmukaiset tietolähteet:

Työnhakija ja työnantajayhteisön yhteyshenkilö itse, esimerkiksi työhakemuksen jättämisen ja asiakassuhteen käynnistymisen yhteydessä. Työnhakijan edelliseen tai nykyiseen työsuhteeseen liittyviä tietoja kerätään työnhakijan suostumuksella myös tämän työnantajilta saadun palautteen perusteella. Työnhakijan suostumuksella tietoja voidaan kerätä myös työnhakijaa arvioivilta tahoilta kuten rekisterinpitäjän arviointitehtäviä suorittavilta työntekijöiltä sekä rekisterinpitäjän asiakkaina toimivilta työnantajayhteisöiltä. Henkilötietojen päivityksiä, kuten nimi- ja osoitetietojen päivityksiä, saadaan myös päivityspalveluita tarjoavilta yrityksiltä ja viranomaisilta.

Tietojen luovutus:

Rekisteriin tallennettuja työnhakijoita koskevia henkilötietoja luovutetaan työnhakijan antaman suostumuksen perusteella rekisterinpitäjän asiakkaina oleville työnantajayhteisöille työnhakijoiden ja työnantajien yhteen saattamiseksi.
Lisäksi rekisteriin tallennettuja henkilötietoja luovutetaan voimassa olevan lainsäädännön sallimalla ja velvoittamalla tavalla viranomaisille, joilla on lakiin perustuva oikeus saada rekisteristä tietoja, kuten verottajalle, eläkevakuutusyhtiöille ja tapaturmavakuutusyhtiölle, sekä rekisterinpitäjän lukuun toimiville palveluyrityksille, jotka toimivat rekisterinpitäjän lukuun rekisterinpitäjän maksupalvelua, tietojenkäsittelyä tai muihin niihin verrattaviin tehtäviin liittyen.
Henkilöstöratkaisu Extraajat Oy ei luovuta rekisteriin tallennettuja henkilötietoja muille kuin edelle mainituille tahoille, ellei tietojen luovuttamiseen ole erikseen pyydetty rekisteröidyn suostumusta.

Tietojen käsittelyn teknisen toteuttamiseksi osa tiedoista saattaa fyysisesti sijaita EU/ETA-alueen sisällä Henkilöstöratkaisu Extraajat Oy:n ulkopuolisten alihankkijoiden palvelimilla, joista niitä käsitellään teknisen käyttöyhteyden avulla henkilötietolainsäädännön velvoitteet huomioiden. Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojaus:

Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisin keinoin suojattuja. Tietokannat sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta määritellyt henkilöt, joille on annettu kullekin erikseen määritelty käyttöoikeus.

Tarkastus- ja korjausoikeus:

Rekisteröidyllä on henkilötietolain 26 §:n mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuina osoitteella:

Henkilöstöratkaisu Extraajat Oy
Jussi Siiriäinen
Huopalahdentie 24
00350 Helsinki
tai esittää henkilökohtaisesti yllä mainitussa osoitteessa.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää oikaisemaan, poistamaan tai täydentämään rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Jollei rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta hyväksytä, annetaan rekisteröidylle kirjallinen todistus asiasta.